График отпусков: как составить, сколько хранить и нужно ли сдавать в архив

График отпусков — это не просто план отдыха сотрудников, а обязательный локальный нормативный акт. Его отсутствие или неправильное ведение грозит компании штрафом от Трудовой инспекции (ГИТ) до 50 000 рублей.

Но как только год заканчивается, возникает вопрос: что делать с этим документом? Можно ли его выбросить, нужно ли подшивать в дело и сколько лет хранить? Эксперты Ассоциации «НП ЦАТ» (Центр архивных технологий) подготовили подробный разбор.

1. Что такое график отпусков и когда его утверждать

График отпусков (унифицированная форма Т-7 или собственная форма) фиксирует очередность отдыха всех сотрудников на календарный год. Он обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

2. Сколько лет хранить график отпусков?

Сроки хранения кадровых документов часто вызывают путаницу. Многие бухгалтеры по привычке хранят всё 5 лет или, наоборот, 75 лет «на всякий случай». Давайте разберемся, что говорит закон.

Основной документ, регулирующий сроки — Приказ Росархива № 236 («Перечень типовых управленческих архивных документов»).

Важный нюанс: Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Например, график на 2024 год закончил действие 31.12.2024. Значит, 3 года хранения начинаются с 01.01.2025.

3. Как правильно оформить дело для архива

Поскольку график отпусков — это документ временного хранения (до 10 лет), требования к его оформлению мягче, чем к личным делам.

Подробнее о правилах формирования дел читайте в нашей инструкции «Общие правила формирования дел».

4. Нужно ли сдавать график отпусков в Госархив?

Это частый вопрос при ликвидации организации.

Ответ: НЕТ.

При закрытии компании (ООО, ИП) в государственный или муниципальный архив сдаются только документы по личному составу со сроками хранения 50/75 лет (приказы о приеме/увольнении, личные карточки, лицевые счета). Графики отпусков имеют срок 3 года и не несут социальной значимости для подтверждения стажа работника, поэтому они подлежат уничтожению.

5. Уничтожение старых графиков

Когда срок хранения (3 года) истек, график нельзя просто порвать и выбросить в урну. В нем содержатся персональные данные сотрудников (ФИО, должности).

Алгоритм правильного уничтожения:

1. Экспертная комиссия организации составляет Протокол и Акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком.
2. В Акт включаются графики отпусков за соответствующие годы (например, в 2025 году можно уничтожить график за 2021 год).
3. Документы физически уничтожаются (измельчаются в шредере). Мы рекомендуем профессиональное шредирование для полной конфиденциальности.

6. Типичные ошибки работодателей

Специалисты «Центра архивных технологий» часто сталкиваются с такими нарушениями:

• Ошибка №1. Подшивка графика отпусков в одну папку с приказами по личному составу (прием/увольнение). Это грубое нарушение, так как у документов разные сроки хранения (3 года и 50 лет). Их придется расшивать.
• Ошибка №2. Отсутствие подписей сотрудников об ознакомлении. График — это приказ, работник должен знать о дате начала отпуска.
• Ошибка №3. Уничтожение графиков раньше времени (например, сразу после окончания года). Если придет проверка ГИТ, отсутствие графиков за прошлые периоды будет расценено как нарушение.

Заключение

График отпусков — важный, но временный документ. Главное правило архивиста: не смешивайте его с документами длительного хранения и не забывайте вовремя уничтожать по Акту, чтобы не захламлять шкафы. Если вам нужна помощь в наведении порядка в кадровой документации, Ассоциация «НП ЦАТ» всегда готова помочь.