Сроки хранения кадровых документов в 2025 году: полное руководство для работодателей
Соблюдение сроков хранения кадровых документов — обязательное требование для всех организаций, от ИП до крупных корпораций. Ошибки в архивации могут привести к штрафам до 500 000 ₽ (по ст. 13.20 КоАП РФ) и проблемам при начислении пенсий сотрудникам.
- 1. Нормативная база: на что опираться
- 2. Правило «50/75 лет»: как не запутаться
- 3. Таблица сроков хранения (2025)
- 4. Критические ошибки при ведении архива
- 5. Пошаговая организация хранения
- Шаг 1. Экспертиза ценности
- Шаг 2. Техническая обработка
- Шаг 3. Уничтожение просроченного
- 6. Электронные кадровые документы (КЭДО)
- Частые вопросы
- Можно ли сканировать трудовые книжки и выбросить бумажные?
- Что делать с документами при ликвидации фирмы?
- Заключение
В этой статье эксперты Ассоциации «НП ЦАТ» расскажут, как правильно организовать кадровый архив в 2025 году, опираясь на реальное законодательство.
1. Нормативная база: на что опираться
Многие пользуются устаревшими правилами 2010 года. В 2025 году основным документом, регулирующим сроки, является:
- Приказ Росархива № 236 («Перечень типовых управленческих архивных документов»).
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
- Федеральный закон № 439-ФЗ (об электронных трудовых книжках).
2. Правило «50/75 лет»: как не запутаться
Главное изменение последних лет, которое продолжает действовать в 2025 году — разделение сроков хранения документов по личному составу в зависимости от даты их создания.
⚠️ Золотое правило архивариуса:
— Документы, созданные ДО 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
— Документы, созданные ПОСЛЕ 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
3. Таблица сроков хранения (2025)
Мы составили удобную таблицу по основным типам кадровых документов. Сверяйтесь с ней перед тем, как отправить дело в шредер.
| Вид документа | Срок хранения | Статья (Приказ №236) |
|---|---|---|
| Трудовые договоры и доп. соглашения | 50 / 75 лет | ст. 435 |
| Личные карточки (Т-2) | 50 / 75 лет | ст. 444 |
| Приказы по личному составу (прием, увольнение) | 50 / 75 лет | ст. 434 |
| Графики отпусков | 3 года | ст. 453 |
| Согласия на обработку перс. данных | 3 года (после истечения срока действия) | ст. 441 |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | ст. 434 |
| Табели учета рабочего времени (обычные) | 5 лет | ст. 402 |
| Табели учета «вредников» | 50 / 75 лет | ст. 402 |
4. Критические ошибки при ведении архива
Опыт аудитов Ассоциации «НП ЦАТ» показывает, что 90% компаний допускают одни и те же ошибки:
- Уничтожение документов «вредников». Документы сотрудников, занятых на вредных производствах, должны храниться 50/75 лет, даже если это обычные табели.
- Хранение копий личных документов. Хранить копии паспортов, СНИЛС и дипломов в личных делах запрещено Роскомнадзором (штраф до 100 000 ₽).
- Отсутствие номенклатуры дел. Без утвержденной номенклатуры невозможно доказать, что вы уничтожили документы законно.
- Смешивание сроков. Нельзя подшивать в одно дело приказы на отпуск (5 лет) и приказы о приеме на работу (50 лет). Такое дело придется расшивать.
5. Пошаговая организация хранения
Если в вашем отделе кадров накопились завалы, действуйте по этому плану:
Шаг 1. Экспертиза ценности
Отделите документы постоянного/длительного хранения (личные дела, трудовые договоры) от временных (графики отпусков 2020 года). Для этого создается экспертная комиссия.
Шаг 2. Техническая обработка
Дела по личному составу (срок 50+ лет) подлежат полному оформлению: твердый переплет, нумерация листов, составление описи. Металлические скрепки обязательно удаляются.
Шаг 3. Уничтожение просроченного
Документы с истекшим сроком (например, приказы на отпуск 5-летней давности) уничтожаются только после составления Акта. Просто выбросить их нельзя — нужно использовать шредирование.
6. Электронные кадровые документы (КЭДО)
В 2025 году всё больше компаний переходят на КЭДО. Важно помнить:
- Электронные документы тоже имеют сроки хранения (те же 50/75 лет).
- Хранить их нужно в формате, который можно будет открыть через 50 лет (рекомендованный формат — PDF/A).
- Обязательно делайте резервные копии электронного архива на независимых носителях.
Частые вопросы
Можно ли сканировать трудовые книжки и выбросить бумажные?
Что делать с документами при ликвидации фирмы?
Заключение
Кадровый архив — это зона повышенной ответственности. Соблюдение правила «50/75 лет» и правильное ведение номенклатуры защитит вас от штрафов и судебных исков бывших сотрудников. Если объем документов стал критическим, обратитесь к профессионалам для наведения порядка.