Общие правила формирования дел: инструкция по Приказу № 77
Формирование дел — это не просто подшивка бумаг в папку. Это регламентированный процесс группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. От того, насколько правильно вы сформируете дело сегодня, зависит, сможете ли вы найти документ через 5 лет и примет ли его государственный архив.
- 1. Ключевые принципы: что можно и нельзя подшивать
- 2. Группировка документов (Таблица)
- 3. Технические требования к делу
- 4. Хронология и Номенклатура
- 5. Изъятие документов: как делать правильно
- 6. Итоговое оформление
- Частые вопросы
- Можно ли подшивать приложения отдельно от основного документа?
- Нужно ли нумеровать чистые листы?
Эксперты Ассоциации «ЦАТ» подготовили инструкцию, основанную на Приказе Росархива № 77 и ГОСТ Р 7.0.97-2016.
1. Ключевые принципы: что можно и нельзя подшивать
В дело помещаются только исполненные документы, по которым завершена работа. Нельзя подшивать документ, который еще находится на рассмотрении.
⚠️ Главный запрет: Нельзя группировать в одно дело документы с разными сроками хранения! Постоянное хранение (приказы по основной деятельности) и временное (приказы по АХО) должны жить в разных папках.
Запрещено включать в дело:
- Черновики и проекты документов.
- Лишние копии и дубликаты.
- Документы, подлежащие возврату.
2. Группировка документов (Таблица)
Как правильно распределять бумаги по папкам? Мы составили таблицу-шпаргалку:
| Тип документов | Правило формирования |
|---|---|
| Организационные | Уставы, положения, штатные расписания группируются в дела по мере их утверждения или замены новыми. |
| Распорядительные | Приказы группируются отдельно по видам: по основной деятельности, по личному составу, по отпускам. Смешивать их нельзя из-за разных сроков хранения. |
| Протоколы | Группируются в хронологическом порядке (по номерам). Протоколы разных коллегиальных органов (Дирекция, Наблюдательный совет) формируются в разные дела. |
| Переписка | Входящий ответ подшивается за исходящим запросом. Документы систематизируются в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. |
3. Технические требования к делу
Архивная папка имеет физические ограничения. Если вы набьете её до отказа, она порвется, а документы испортятся. Соблюдайте следующие стандарты:
- Толщина дела: не более 4 см.
- Количество листов: не более 250 листов в одном томе.
- Если документов больше: дело делится на тома (Том 1, Том 2 и т.д.).
- Металл: Все скрепки, скобы степлера и булавки должны быть удалены. Ржавчина уничтожает бумагу.
- Файлы: Документы постоянного хранения нельзя хранить в пластиковых файлах (мультифорах), так как химический состав пластика со временем портит текст.
4. Хронология и Номенклатура
Дела формируются строго по утвержденной номенклатуре дел.
- Календарный год: В дело включаются документы одного года (с 1 января по 31 декабря).
- Исключения (Переходящие дела): Личные дела сотрудников формируются в течение всего времени их работы (годами). Судебные дела формируются до момента вынесения решения и закрытия дела.
5. Изъятие документов: как делать правильно
Просто вытащить документ из прошитой папки нельзя — это нарушение целостности архива.
Если оригинал нужен (например, для следствия):
- Получите письменный запрос или распоряжение руководства.
- Сделайте заверенную копию документа и вложите её в дело вместо оригинала.
- Составьте Акт об изъятии подлинника.
- Вложите Акт и запрос в дело.
6. Итоговое оформление
Когда год закончен, дело нужно оформить для сдачи в архив. Это включает:
- Полную или частичную нумерацию листов.
- Составление Листа-заверителя (в конце дела), где указывается количество листов и особенности нумерации.
- Составление Внутренней описи (в начале дела), если это требуется для данной категории документов (например, для личных дел и дел постоянного хранения).
- Оформление обложки по ГОСТу.
Подробнее об этом этапе читайте в статье «Подготовка документов к передаче в архив».