Номенклатура дел организации 2025: полная инструкция по составлению и образцы
- 1. Три типа номенклатур: какая нужна вам?
- 2. Пошаговый алгоритм разработки на 2025 год
- Этап 1. Создание каркаса (Структура)
- Этап 2. Инвентаризация документов
- 3. Детальный разбор граф номенклатуры (с примерами)
- Графа 1: Индекс дела
- Графа 2: Заголовок дела
- Графа 3: Количество единиц (Заполняется в конце года!)
- Графа 4: Срок хранения
- Графа 5: Примечание
- 4. Шпаргалка: Сроки хранения основных документов (2025)
- 5. Электронные документы в номенклатуре
- 6. Итоговая запись: как правильно закрыть год
- 7. Чек-лист: 7 вопросов перед утверждением
- Частые вопросы (FAQ)
- Нужна ли номенклатура для ИП?
- Можно ли менять номенклатуру в течение года?
Номенклатура дел — это «скелет» системы управления любой компании. Многие воспринимают её составление как ежегодную бюрократическую повинность, но на практике это главный инструмент защиты при налоговых проверках и трудовых спорах. Если в номенклатуре допущена ошибка, бухгалтер рискует уничтожить важные отчеты раньше времени или, наоборот, годами хранить документы, занимающие дорогое офисное пространство.
В этом фундаментальном руководстве эксперты Ассоциации НП «Центр архивных технологий» (ЦАТ) собрали исчерпывающую информацию: как разработать номенклатуру на 2025 год с учетом изменений в законодательстве, как внедрить в неё электронные документы, правильно заполнить каждую графу и избежать штрафов от Росархива.
1. Три типа номенклатур: какая нужна вам?
Прежде чем открывать Excel и заполнять таблицу, нужно понять, какой именно документ требует от вас закон. В делопроизводстве существует три вида номенклатур. Ошибка в выборе типа может привести к тому, что вам придется переделывать работу с нуля.
Большинству наших клиентов — коммерческим компаниям — необходима разработка именно индивидуальной номенклатуры дел. Именно о ней мы и будем говорить далее.
2. Пошаговый алгоритм разработки на 2025 год
Номенклатура составляется в IV квартале текущего года на следующий. Чтобы документ вступил в силу с 1 января, утвердить его нужно не позднее конца декабря.
Этап 1. Создание каркаса (Структура)
Разделами номенклатуры служат названия ваших структурных подразделений. Возьмите актуальное штатное расписание.
Пример структуры: 01. Дирекция, 02. Бухгалтерия, 03. Отдел кадров, 04. Юридический отдел, 05. АХО.
Если структура компании сложная, важно правильно разработать нормативные документы для документооборота.
Этап 2. Инвентаризация документов
Запросите у руководителей отделов списки всех документов, с которыми они работают. Часто забывают включить:
- Входящую и исходящую переписку (в том числе по e-mail).
- Внутренние локальные акты (положения, инструкции).
- Электронные базы данных и реестры (1С, CRM).
- Журналы учета и регистрации.
3. Детальный разбор граф номенклатуры (с примерами)
Унифицированная форма номенклатуры содержит 5 граф. Ошибки в любой из них могут привести к проблемам при сдаче в архив.
Графа 1: Индекс дела
Состоит из кода подразделения и порядкового номера дела.
Пример: 02-15, где:
02 — код Бухгалтерии;
15 — порядковый номер папки «Авансовые отчеты» внутри отдела.
Графа 2: Заголовок дела
Самая важная часть. Заголовок должен быть конкретным. Недопустимы формулировки: «Разное», «Входящие», «Документы за 2025 год».
Плохой пример: «Договоры» (непонятно, какие и о чем).
Хороший пример: «Договоры поставки сырья и материалов. Копии».
Внутри раздела заголовки располагаются по степени важности: сначала Устав и положения, затем приказы, планы, отчеты, и в конце — переписка.
Графа 3: Количество единиц (Заполняется в конце года!)
При утверждении номенклатуры эта графа остается пустой. Она заполняется по факту окончания года. Сюда вписывается число томов.
Важно: Один том дела не должен превышать 250 листов (или 4 см толщины). Если документов больше, дело делят на тома: Том 1, Том 2 и т.д.
Графа 4: Срок хранения
Сроки берутся строго из Перечня типовых управленческих документов (Приказ Росархива № 236). Указывать ссылку на статью перечня обязательно.
Пример записи: 5 л. ст. 236
Графа 5: Примечание
Здесь ставятся отметки, уточняющие статус документов:
- «В электронном виде» (если распечатки нет).
- «Переходящее» (если дело ведется несколько лет).
- «ДСП» (для служебного пользования).
- «До минования надобности» (для копий).
4. Шпаргалка: Сроки хранения основных документов (2025)
Мы подготовили таблицу с самыми популярными документами, чтобы вы могли проверить себя.
| Вид документа | Срок хранения | Статья (Приказ №236) |
|---|---|---|
| Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | ст. 268 |
| Счета-фактуры, накладные, акты | 5 лет | ст. 277 |
| Трудовые договоры (после 2003 г.) | 50 лет | ст. 435 |
| Графики отпусков | 3 года | ст. 453 |
| Приказы по АХО (командировки краткоср.) | 5 лет | ст. 434 |
| Переписка (общая) | 5 лет | ст. 122 |
Полный разбор сроков по кадрам читайте в статье «Сроки хранения кадровых документов».
5. Электронные документы в номенклатуре
Тренд 2024-2025 годов — полный переход на ЭДО. Нужно ли включать в номенклатуру файлы, которые никогда не распечатываются?
Обязательно. В номенклатуру вносятся все документы компании, независимо от типа носителя. Для электронных дел в графе «Примечание» ставится отметка: «Электронный документ» и указывается место хранения (например: «Сервер организации», «Система Диадок», «Облачное хранилище»).
Подробнее о технических нюансах организации такого хранения описано в нашем материале «Как создать электронный архив для бизнеса: пошагово».
6. Итоговая запись: как правильно закрыть год
Работа с номенклатурой не заканчивается её утверждением. В конце года (в январе следующего) вы должны подвести итоги. Для этого в конце номенклатуры есть специальная таблица — «Итоговая запись о категориях и количестве дел».
В ней вы суммируете:
- Сколько дел постоянного хранения заведено.
- Сколько дел временного (свыше 10 лет) хранения.
- Сколько дел временного (до 10 лет) хранения.
Эти цифры — основа для передачи дел в архив. Именно на их базе потом составляются акты на уничтожение и описи.
7. Чек-лист: 7 вопросов перед утверждением
Перед тем как нести проект номенклатуры на подпись Генеральному директору, проверьте его по этому списку.
- ✅ 1. Все ли отделы включены? Не забыли ли вы АХО, IT-отдел или Службу безопасности?
- ✅ 2. Есть ли резервные номера? Оставили ли вы свободные строки в каждом разделе на случай появления новых проектов?
- ✅ 3. Актуальны ли сроки? Использован ли Перечень 2019 года (а не устаревший 2010-го)?
- ✅ 4. Разделены ли приказы? Приказы по основной деятельности (пост.) и административно-хозяйственные (5 лет) должны быть в разных папках.
- ✅ 5. Учтены ли журналы? Журналы регистрации приказов и входящей почты тоже должны иметь свой индекс.
- ✅ 6. Включен ли электронный архив? Прописаны ли базы данных и файлы ЭДО?
- ✅ 7. Есть ли виза архивариуса? Документ должен быть согласован с ответственным за архив.