Кто такой архивист: обязанности, профстандарт и отличия от делопроизводителя
У многих слово «архивист» до сих пор вызывает ассоциацию с пожилой женщиной в шали, сидящей в пыльном подвале среди коробок. Этот стереотип безнадежно устарел. В 2025 году архивист — это специалист по управлению информацией, который работает с базами данных, обеспечивает юридическую безопасность бизнеса и владеет сложным программным обеспечением.
- 1. Архивист или Архивариус: как правильно?
- 2. Что он делает? (Основные обязанности)
- 3. Требования к специалисту: Чек-лист навыков
- 4. Дилемма бизнеса: Штат или Аутсорсинг?
- Вариант А: Свой сотрудник
- Вариант Б: Аутсорсинг (Архивная компания)
- 5. Ответственность архивиста
- 6. Архивист в эпоху цифры
- Частые вопросы
- Может ли бухгалтер быть архивистом?
- Где учат на архивиста?
- Заключение
В этой статье эксперты Ассоциации «ЦАТ» разберут, чем на самом деле занимается этот специалист, кому он нужен и в чем разница между архивистом и простым делопроизводителем.
1. Архивист или Архивариус: как правильно?
В разговорной речи эти слова часто используют как синонимы, но с точки зрения кадрового делопроизводства (ЕКС и Профстандартов) есть разница:
- Архивариус — это техническая должность (чаще без требования к высшему образованию). Его задача: принять дела, поставить на полку, выдать по запросу.
- Архивист — это специалист с профильным высшим образованием (историко-архивным). Он занимается методологией: разрабатывает номенклатуру дел, проводит экспертизу ценности, создает справочный аппарат.
⚠️ Интересный факт: До 2018 года существовала должность «Архивариус», но в современных профессиональных стандартах всё чаще используется термин «Специалист архива» или «Архивист».
2. Что он делает? (Основные обязанности)
Работа сотрудника архива регулируется Профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления». Мы свели основные функции в таблицу.
| Функция | Что конкретно делает |
|---|---|
| Комплектование | Принимает документы от структурных подразделений (бухгалтерии, кадров). Проверяет правильность их оформления и подшивки. |
| Учет и хранение | Ведет книги учета поступления и выбытия дел. Следит за температурой и влажностью в хранилище. Шифрует коробки (топография). |
| Экспертиза ценности | Решает судьбу документов: что хранить вечно, а что — уничтожить. Готовит акты на списание и утилизацию. |
| Использование | Выдает архивные справки сотрудникам (о стаже, зарплате) и копии документов по запросам руководства или судов. |
3. Требования к специалисту: Чек-лист навыков
Современный архивист — это не просто «хранитель». Если вы ищете сотрудника в штат, проверяйте его по этому списку компетенций:
- Знание законодательства (ФЗ-125, Приказ Росархива № 77, ФЗ-152 о персональныхданных).
- Уверенное владение ПК (Excel, 1C:Архив, системы ЭДО).
- Умение работать с офисной техникой (поточные сканеры, шредеры).
- Навык технической обработки (сшивание дел, нумерация, оформление обложек).
- Педантичность и внимательность (ошибка в одной цифре описи может стоить штрафа).
4. Дилемма бизнеса: Штат или Аутсорсинг?
Для крупного завода или госучреждения собственный архивный отдел обязателен. Но нужно ли нанимать отдельного человека в компанию малого или среднего бизнеса (МСБ)?
Вариант А: Свой сотрудник
Плюсы: Всегда под рукой.
Минусы:
- Зарплата (в Новосибирске от 40 000 руб.) + налоги + больничные.
- Нужно выделить рабочее место и купить оборудование.
- Если архивист заболел или уволился, в документах наступает хаос.
Вариант Б: Аутсорсинг (Архивная компания)
Вы привлекаете профессионалов (например, Ассоциацию «НП ЦАТ») для разовых работ раз в год или для внеофисного хранения.
Преимущества:
- Вы платите только за результат (обработанные дела), а не за часы присутствия.
- Гарантия качества (работают профильные эксперты, а не бывший секретарь).
- Экономия офисной площади.
5. Ответственность архивиста
Работа с архивом — это зона повышенного риска. Потеря важного договора или личного дела сотрудника влечет последствия.
⚠️ Кто платит штраф?
По закону ответственность за архив несет Руководитель организации. Даже если виноват архивариус, штраф до 300 000 руб. (по КоАП РФ) выпишут на юрлицо. Взыскать полную сумму с рядового сотрудника по ТК РФ практически невозможно. Работа с подрядчиком по договору защищает бизнес лучше — там прописана материальная ответственность.
6. Архивист в эпоху цифры
В 2025 году профессия трансформируется. Теперь архивист должен уметь:
- Организовывать электронные архивы.
- Проверять валидность электронных подписей (ЭЦП).
- Обеспечивать миграцию данных (перезапись файлов на новые носители, чтобы они открылись через 10 лет).
Частые вопросы
Может ли бухгалтер быть архивистом?
Где учат на архивиста?
Заключение
Архивист — это «серый кардинал» безопасности компании. От его работы зависит, сможете ли вы выиграть суд, подтвердить расходы налоговой и защитить права сотрудников. Не стоит недооценивать эту функцию: наведите порядок в архиве своими силами или доверьте это профессионалам.